W dniu 1 stycznia 2019 r wchodzą w życie przepisy

art

W dniu 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy zmienionego Kodeksu Pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Równocześnie zacznie posiadać moc prawną nowe rozporządzenie określające sposób prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych, także w postaci papierowej, jakże i elektronicznej. Nowy stan prawny pozwoli na elektronizację dokumentacji pracowniczej, czyli przełamany zostanie znaczny redan papierowości dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych. Niezależnie od powyższego nastąpi znaczące skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przy w ten sposób istotnych zmianach warto zbadać nowy status i przełożyć go na pożyteczne aspekty obsługi tej co powinno zawierać świadectwo pracy 2019 dokumentacji. W trakcie artykułu o dokumentacji pracowniczej drobiazgowo przeanalizowane zostaną normy możliwej elektronizacji akt osobowych również kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną podobnie niezbędne przemiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej prezentowany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym dodatkowo w systemach klasy EZD. Poruszone będą podobnie materie archiwizacji tej dokumentacji również wartościowania i zasad ewentualnego brakowania. Artykuł o dokumentacji pracowniczej napisała dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, elektronizacji dokumentacji, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; zahartowany trener na licznych kursach i artykułu o dokumentacji pracowniczejch oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018) dodatkowo zasad wartościowania i opracowania akt osobowych w archiwach państwowych. Program:, 1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej:, a) zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r., b) rodzaje dokumentacji pracowniczej gdzie odzyskać świadectwo pracy po 1 stycznia 2019 r., 2. Regulacje legislacyjne w obszarze postępowania z dokumentacją pracowniczą, a) Kodeks pracy, b) akty wykonawcze do Kodeksu pracy, c) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wspólnie z aktami wykonawczymi, d) regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO), 3. Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej, a) prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej, b) elektronizacja dokumentacji pracowniczej, c) reguły przemiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie), d) czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?, e) techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych, f) innymi słowy potrzebny jest nowy system teleinformatyczny to znaczy wystarczy wartość bezwzględna w systemach klasy EZD?, g) zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych, h) normy zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej, i) obowiązki informacyjne pracodawców, j) normy udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym, 4. Obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, a) system tradycyjny, EZD, systemy dziedzinowe, b) bezdziennikowy system kancelaryjny, c) wykorzystanie wykazu akt (JRWA) w obsłudze spraw pracowniczych dodatkowo akt osobowych, d) pisma, sprawy, akta, teczki, e) obsługa dokumentów i spraw pracowniczych w systemach klasy EZD, 5. Wartościowanie i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej, a) wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej, b) reguły skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej, c) którym dokumentom wydłuża się czas przechowywania a którym skraca i od czego to zależy, d) który jest wpływ nowych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, szczególnie te przechowywane w archiwach, 6. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej, a) porządkowanie akt osobowych, b) czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych, c) sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne, d) sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach